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Code de protection des renseignements personnels

ViiV Soins de santé ULC (« ViiV ») s’engage à protéger les renseignements personnels des gens avec lesquels elle entretient des relations. Pour cela, ViiV souscrit aux principes énoncés ci-après (les « principes de protection des renseignements personnels »). Ces principes sont basés sur ceux énoncés à l’annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada). Dans le présent code, on entend par « renseignements personnels », tout renseignement permettant d’identifier une personne, à l’exception du nom, du titre d'un employé d'une entreprise et de l'adresse et du numéro de téléphone de son lieu de travail.

1. PRINCIPE 1 – RESPONSABILITÉ ViiV est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession et elle a désigné une personne chargée de les protéger et de s’assurer que l’entreprise respecte les principes énoncés ci-dessous.

1.1 Il incombe au conseiller juridique, à la Conformité et au responsable de la confidentialité de GSK de s’assurer que l’entreprise respecte ces principes même si d’autres personnes de l’entreprise peuvent être chargées de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. D’autres membres de l’entreprise peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la personne désignée.

1.2 ViiV divulguera, sur demande, le nom, le titre et les coordonnées de la personne qu’elle a désignée pour s’assurer que les principes sont respectés.

1.3 ViiV est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde. GSK prendra donc les moyens qui s’imposent pour s’assurer que tous les contrats existants et futurs garantissent un degré de protection des renseignements personnels égal à celui offert par les politiques de ViiV lorsque l’information est traitée par des tiers.

1.4 ViiV doit mettre en œuvre des politiques et des pratiques soutenant ces principes, y compris :

(a) mettre en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels;

(b) établir des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite rapidement;

(c) former le personnel sur les politiques et pratiques de ViiV et le tenir informé;

(d) rédiger des documents explicatifs concernant ses politiques et ses procédures.

2. PRINCIPE 2 – DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS ViiV doit préciser les fins auxquelles elle recueille des renseignements personnels au moment de leur collecte ou avant celle-ci.

2.1 Il incombe au conseiller juridique, à la Conformité et au responsable de la confidentialité de GSK de s’assurer que l’entreprise respecte ces principes même si d’autres personnes de l’entreprise peuvent être chargées de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. D’autres membres de l’entreprise peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la personne désignée.

  • Tenue de dossiers sur les demandes de renseignements médicaux ou généraux, les plaintes et les déclarations d’effets indésirables de produits de ViiV et, par obligation ou prudence, communication de ces derniers aux organismes de réglementation, à ses sociétés affiliées et à d’autres entreprises qui commercialisent le même produit qui sont pertinents.
  • Administration de programmes de sensibilisation sur les maladies et de gestion ou d’autres programmes semblables organisés par ViiV.
  • Communication aux intéressés des questions que la loi commande à ViiV de dévoiler (par exemple, les rappels de produits).
  • Mise au point, fabrication, commercialisation et gestion des produits de ViiV.
  • Dans le cas des professionnels de la santé :
    • Communication avec les professionnels de la santé afin de les informer sur les activités et les produits de ViiV ou sur les progrès en pharmacothérapie susceptibles de les intéresser, ou envoi de matériel d’information à ce sujet, et mise en place de services de commercialisation adaptés à leurs besoins.
    • Remise de trousses d’évaluation clinique de produits de ViiV.
    • Organisation d’essais cliniques ou d’autres activités de recherche de ViiV auxquels les professionnels ont accepté de participer et de collaborer.
    • Définition, conception et administration de programmes de formation médicale continue, de conférences, de symposiums, de groupes d'experts, de séminaires ou d'autres réunions ou événements organisés par ViiV.
    • Établissement et maintien de relations avec les clients, notamment par la gestion, la planification et l’organisation de réunions entre les professionnels de la santé et les représentants de ViiV.
  • Contrôle et vérification du respect, par ViiV, des codes de conduite appropriés dans ses relations professionnelles.

2.2 Si les renseignements personnels recueillis sont utilisés à des fins non déterminées à l'origine, nous en préciserons le but, par écrit, avant de les utiliser.

2.3 Dans la mesure du possible, ViiV s’efforcera de préciser à la personne, verbalement ou par écrit, le but dans lequel les renseignements personnels sont recueillis, soit au moment de leur collecte ou après celle-ci, mais avant leur utilisation.

3. PRINCIPE 3 – CONSENTEMENT Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire.

3.1 La façon d’obtenir le consentement, explicitement ou implicitement, peut varier selon la nature délicate des renseignements et les attentes raisonnables de la personne. En tout temps, une personne peut retirer son consentement, sous réserve des restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable.

3.2Généralement, ViiV cherchera à obtenir, au moment de la cueillette, le consentement pour utiliser ou divulguer des renseignements personnels. Toutefois, dans certaines circonstances, le consentement peut être sollicité après la cueillette, mais il doit être reçu avant l’utilisation.

3.3ViiV demandera le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels comme condition d’approvisionnement ou d’achat d’un produit, uniquement si l’utilisation, la collecte ou la divulgation est requise pour satisfaire à une fin définie.

3.4Dans certaines circonstances permises ou exigées par la loi, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne. Ces circonstances comprennent ce qui suit : renseignements personnels protégés par le secret professionnel ou accessibles au grand public en vertu de la réglementation – la collecte ou l'utilisation des renseignements est manifestement dans l'intérêt de la personne dont le consentement ne peut être obtenu à temps; les renseignements sont utilisés pour faire enquête dans le cas du non-respect d'une entente ou d'une infraction à la loi, pour agir durant une situation d'urgence qui met la vie, la santé ou la sécurité d'une personne en danger, pour recouvrer des créances ou pour se conformer à une assignation à témoigner, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal.

4. PRINCIPE 4 – LIMITATION DE LA COLLECTE
ViiV ne recueillera que la quantité et le type de renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par elle. Les renseignements personnels seront recueillis uniquement par des moyens honnêtes et licites.

5. PRINCIPE 5 – LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION
ViiV n’utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés que pendant le temps consacré à répondre à ces fins.

5.1ViiV ne divulguera à personne les renseignements personnels, sauf aux parties suivantes, et dans ces cas, elle communiquera uniquement l’information nécessaire :

  • Tiers avec lesquels elle fait affaire dans le cadre de ses activités courantes, comme des entreprises chargées d’organiser des conférences et de s’occuper de la commercialisation, du traitement des données, de l’impression et du publipostage.
  • Sociétés affiliées de ViiV, pour les mêmes fins que celles précitées.
  • Tiers autorisés ou exigés par la loi.

5.2 ViiV ne conservera pas les renseignements personnels plus longtemps qu’il ne le faut ou qu’il n’est approprié de le faire pour répondre aux fins déterminées ou exigées par la loi. Dans certaines circonstances, les renseignements personnels ayant servi à prendre une décision au sujet d’une personne seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à cette dernière d’y accéder.

5.3 Les renseignements personnels dont on n’a plus besoin aux fins auxquelles ils ont été recueillis doivent être effacés, détruits ou dépersonnalisés.

6. PRINCIPE 6 – EXACTITUDE ViiV fera de son mieux pour s’assurer que les renseignements personnels sont suffisamment exacts, complets et à jour pour répondre aux fins auxquelles ils seront utilisés.

6.1 Les renseignements personnels utilisés par ViiV doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum le risque que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne.

6.2 ViiV ne doit pas systématiquement mettre à jour les renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.

7. PRINCIPE 7 – MESURES DE SÉCURITÉ ViiV protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur nature délicate.

7.1ViiV protégera les renseignements personnels de la perte ou du vol ainsi que de la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée. Elle protégera les renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

7.2 Mesures de protection :

(a) Mesures matérielles – système de sécurité des lieux, classeurs verrouillés, etc.

(b)Mesures administratives – accès sélectif; et

(c) Mesures techniques – chiffrement des données et mots de passe.

7.3 ViiV sensibilisera son personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels en lui demandant de signer une entente de confidentialité comme condition préalable à l’emploi.

8. PRINCIPE 8 – OUVERTURE ViiV doit faire en sorte que de l’information sur ses politiques et ses pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels soit facilement accessible à toute personne.

8.1 ViiV doit faire en sorte que l’information sur ses politiques et pratiques soit fournie sous une forme généralement compréhensible et indiquer notamment :

(a) la façon d’accéder aux renseignements personnels qu’elle détient;

(b) le type de renseignements personnels qu’elle détient, y compris une explication générale de l’usage auxquels ils sont destinés;

(c)les renseignements personnels communiqués aux sociétés affiliées;

(d) la marche à suivre pour communiquer avec le responsable de la confidentialité.

9. PRINCIPE 9 – ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ViiV doit informer toute personne qui en fait la demande écrite de l’existence de renseignements personnels à son sujet, de l’utilisation qui en est faite et des tiers auxquels ils sont communiqués, et elle doit lui permettre de les consulter. Une personne peut aussi contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

9.1 ViiV répondra aux demandes de renseignements écrites dans un délai raisonnable. Nous pouvons exiger que la personne concernée nous fournisse suffisamment de renseignements pour qu’il nous soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Ces renseignements doivent être fournis rapidement, sous une forme compréhensible et à faible coût pour la personne concernée.

9.2 Si une personne démontre que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, ViiV y apportera les modifications nécessaires. Lorsqu’une contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, une note à cet égard doit être versée à son dossier. S'il y a lieu, les tierces parties ayant accès à l'information en question doivent être informées du fait que la contestation n'a pas été réglée.

9.3 Dans certains cas, il peut être impossible pour ViiV de donner accès à tous les renseignements personnels qu’elle possède au sujet d’une personne pour diverses raisons, notamment les suivantes : les frais de communication de l’information sont exorbitants; les renseignements personnels contiennent des précisions sur d’autres personnes; des raisons juridiques ou commerciales ou des raisons de sécurité empêchent leur divulgation; les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou utilisés dans une procédure judiciaire. Sur demande, ViiV doit informer la personne des raisons pour lesquelles l’accès à ces renseignements lui est refusé.

10. PRINCIPE 10 – PLAINTE TOUCHANT LE NON-RESPECT DES PRINCIPES ÉNONCÉS Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne chargée de s’assurer que ViiV se conforme à la politique.

10.1 ViiV doit faire enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, ViiV doit prendre les mesures appropriées, y compris modifier ses politiques et ses pratiques au besoin.

Coordonnées du responsable de la confidentialité :

Toute demande d’accès à l’information, demande de renseignements ou plainte doit être formulée par écrit, à l’intention du :

Responsable de la confidentialité
GlaxoSmithKline Inc.
7333 Mississauga Road
Mississauga, Ontario
L5N 6L4