Notice d’information sur la protection des données personnelles – Personne physique

Mise à jour : 1er juin 2018

ViiV Healthcare S.A.S (« ViiV Healthcare » ou « nous ») accorde une importance particulière à votre vie privée et se soucie de la manière dont vos données personnelles sont traitées. Lorsque vous collaborez avec nous pour nous apporter votre expertise, nous souhaitons que vous compreniez les points suivants :

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter via un des moyens proposés dans la section Nous contacter ci-dessous.

Quel type de données personnelles collectons-nous ?

Les données personnelles que nous traitons sont les suivantes :

  • Votre identité – tel que votre nom (y compris nom d'usage ou titre), sexe, âge, date de naissance, état civil et, le cas échéant, votre numéro de sécurité sociale
  • Vos coordonnées – telles que votre adresse professionnelle ou personnelle, votre email et votre/vos numéro(s) de téléphone ;
  • Vos informations professionnelles – profession/poste/fonction, employeur, numéro d’inscription à l’ordre, spécialité ;
  • Circonstances pouvant créer un conflit d’intérêt – telles que le fait que vous ou un membre proche de votre famille êtes un agent public ou un employé d’un parti politique, candidat à une fonction publique, ou membre du gouvernement ;
  • Informations financières – telles que vos coordonnées bancaires, nom, numéro de compte et code guichet ;
  • D’autres informations que vous pouvez nous fournir, par exemple dans votre CV ou votre biographie ; et
  • Si vous participez à une étude clinique interventionnelle dont GSK est le Promoteur.

Comment obtenons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons vos données personnelles via :

  • la déclaration de conflit d’intérêt que nous vous demandons de compléter avant de collaborer avec nous ;
  • nos interactions directes avec vous et lorsque vous nous les fournissez ;
  • d’autres sources accessibles au public.

Nous rassemblons les informations vous concernant de différentes sources, incluant les informations que vous nous fournissez.

Quelles utilisations faisons-nous de vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

  • se conformer aux exigences légales, réglementaires et autres, telles que les obligations de conservation et de déclaration, la réalisation d’audits et le respect des procédures internes relatives à la détection et la prévention de la corruption et à la prévention des conflits d’intérêts ;
  • conclure et gérer nos contrats et nos relations avec vous, incluant les paiements, le remboursement des frais et l’assistance relative aux dispositions pour le voyage et l’hébergement ;
  • répondre à et gérer vos demandes et requêtes ;
  • mener nos activités, telles que la gestion de nos systèmes IT et de communication et nos réseaux, l’amélioration de nos produits, services et systèmes informatiques, la gestion et l’allocation des actifs et des ressources de la société, la planification et l’amélioration de nos activités ;
  • interagir avec vous via des forums consultatifs digitaux en ligne ;
  • publier les contrats, les rémunérations versées et les avantages procurés conformément à l'article L.1453-1 du Code de la Santé Publique relatif à la « Transparence des liens ».

Sur quelles bases utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles sur les bases suivantes :

  • pour conclure un contrat avec vous
  • pour défendre des intérêts légitimes – l’utilisation de vos données personnelles nous aide à exécuter, planifier et améliorer nos activités. Cela nous permet de vérifier les circonstances qui peuvent créer un potentiel conflit d’intérêt pour vous ou pour ViiV Healthcare. Cela nous permet également de déterminer si nous pouvons collaborer avec vous conformément aux lois, codes de pratiques et d’industrie, et à nos procédures.
  • pour nous conformer à nos obligations légales, réglementaires et autres – la conformité aux lois, règlements, règles, codes et lignes directrices est importante pour nous et nous souhaitons être en mesure de nous y conformer.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Compte tenu de la nature internationale de ses opérations et de son développement à l'échelle mondiale, ViiV Healthcare doit être en mesure de transférer les données personnelles au sein de son organisation. Nous partageons certaines données personnelles avec :

  • des membres du groupe GSK et de ses filiales ;
  • d’autres départements de ViiV Healthcare, parmi lesquels la Compliance, la Direction Juridique, la Direction des Achats, des Services Technologiques, la Finance ; et
  • l’ensemble du personnel de ViiV Healthcare en ce qui concerne vos coordonnées professionnelles (votre nom, votre titre, vos numéros de téléphone professionnels, votre adresse professionnelle et votre adresse électronique professionnelle).

Nous pouvons également être amenés à communiquer vos données personnelles à des tiers, parmi lesquels :

  • les autorités légales et réglementaires locales et étrangères ; et
  • les commissaires aux comptes, auditeurs, avocats et autres consultants externes.
  • des agences événementielles ou de voyage impliquées dans la logistique
  • des fournisseurs de technologie qui travaillent avec nous pour héberger les données, apporter un support sur les forums consultatifs digitaux, pour développer et améliorer continuellement nos applications.
  • des fournisseurs de services de médias qui travaillent avec nous dans le cadre de diffusion lors d’évènements internes, des activités liées à des enregistrement vidéo de patients, pour développer et améliorer continuellement nos supports de communication
  • des fournisseurs de services de santé qui travaillent avec nous sur des études patients et sur la conception de dispositifs médicaux.

Pour obtenir de plus amples informations concernant la manière dont nous protégeons les données personnelles que nous partageons, veuillez consulter la section Protection de vos données personnelles ci-dessous.

Transfert de vos données personnelles à l’étranger

Vos données personnelles peuvent être traitées par ViiV Healthcare, ses sociétés affiliées et les tiers visés dans la section Avec qui partageons-nous vos données personnelles ? ci-dessus, partout dans le monde, y compris des pays où les lois sur la protection des données personnelles des données peuvent être moins protectrices que celles de votre propre pays. Nous mettons en place des mesures appropriées pour garantir la protection et la sécurité de vos données personnelles transférées dans un autre pays. Ces mesures englobent des accords de transfert de données contenant des clauses de protection des données standards. Vous trouverez de plus amples informations sur les accords de transfert de données sur le site internet : https://ec.europa.eu/info/strategy/justice-and-fundamental-rights/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_en.

Protection de vos données personnelles

Nous mettons en place diverses mesures de sécurité et technologies pour protéger vos données personnelles contre tout accès, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisés, conformément aux lois sur la protection des données et de la vie privée en vigueur. Par exemple, lorsque ViiV Healthcare fait appel à un prestataire de services, celui-ci fait l'objet d'une sélection minutieuse conformément aux politiques et procédures de ViiV Healthcare, et est tenu de mettre en place des mécanismes de protection appropriés pour le traitement de vos données personnelles (notamment le respect de la confidentialité de vos données personnelles et la mise en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates).

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles pendant la période imposée par la loi. Nous conservons également vos données personnelles lorsque nous sommes tenus de le faire dans le cadre d'une action en justice ou d'une enquête impliquant ViiV Healthcare. Sinon, lorsque vous avez conclu un contrat avec nous, nous conservons vos données personnelles pendant une période maximum de dix (10) ans sauf si des exigences légales ou règlementaires requièrent une période de conservation plus longue.

Vos droits

Vous êtes en droit :

• d’interroger ViiV Healthcare sur le traitement de vos données personnelles, et notamment de recevoir une copie de ces données ;
• de demander la modification et/ou la suppression de vos données personnelles ;
• de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, ou de vous opposer à leur traitement ;
• de demander l'obtention, ou la transmission à une autre organisation, sous un format lisible par une machine, des données personnelles que vous avez fournies à ViiV Healthcare;
• de définir des directives sur le sort de vos données personnelles après votre décès ; et
• d'adresser une plainte à l'autorité de contrôle chargée de la protection des données personnelles (CNIL) en cas de violation de vos droits à la vie privée ou de préjudice subi à la suite du traitement illégal de vos données personnelles.

Si vous vous opposez au traitement de vos informations à caractère personnelles, nous respecterons votre choix conformément à nos obligations légales.
Cela peut signifier que nous ne serons pas en mesure d'effectuer les actions nécessaires pour atteindre les finalités de traitement décrites (voir « Quelles utilisations faisons-nous de vos données personnelles ? » ) ou que cela pourra avoir une incidence sur notre décision de collaborer avec vous ou que vous serez dans l’impossibilité d’utiliser les services et produits que nous proposons. GSK pourra continuer à traiter vos données personnelles dans la mesure requise ou selon ce qui est autorisé par la loi.

Nous contacter

Pour toute question concernant le traitement de vos données personnelles, pour obtenir des informations complémentaires ou exercer vos droits, veuillez contacter le responsable de la protection des données de ViiV Healthcare en adressant un e-mail à l’adresse : fr.cpa@gsk.com.

Responsable de traitement

ViiV Healthcare S.A.S est le responsable de traitement de vos données personnelles.